طراحی فرآیند جذب و استخدام در شرکت‌های کوچک و متوسط

خیلی از شرکت‌های کوچک و متوسط هنوز جذب نیرو را یک کار واکنشی می‌بینند؛ یعنی فقط وقتی یک نفر می‌رود یا یک جای خالی تازه باز می‌شود، تازه یادشان می‌افتد که باید آگهی بدهند و بعد هم اولین رزومه‌ای که رسید، دعوتش می‌کنند به مصاحبه. نتیجه این روش، استخدام‌های اشتباه، هدر رفتن وقت و هزینه‌های پنهانی است که هیچ‌کس حسابش را نمی‌کند. برای همین، داشتن یک فرآیند جذب و استخدام منظم و از پیش طراحی‌شده، دیگر یک انتخاب نیست؛ یک ضرورت جدی است.

مشکلات رایج در جذب و استخدام شرکت‌های کوچک و متوسط

در این شرکت‌ها، معمولاً چند مشکل اصلی دور یک محور می‌چرخند:

• نقش شغلی دقیق تعریف نشده: وقتی ندانید دقیقاً دنبال چه کسی هستید و چه مهارت‌هایی لازم است، انتخاب افراد به سلیقه شخصی وابسته می‌شود.
• رزومه‌ها در همه‌جا پخش است: لینکدین، ایمیل، واتساپ، پیامک؛ هر کسی از یک راهی رزومه فرستاده و هیچ‌جا یک مرجع واحد برای دیدن همه‌شان نیست.
• مصاحبه‌های بدون چارچوب: هر مصاحبه‌گر یک سری سوالات خودش را می‌پرسد و در نهایت نمی‌شود دو نفر را با هم مقایسه کرد.
• هیچ پیگیری و گزارشی وجود ندارد: معلوم نیست هر مرحله چقدر طول کشیده، مشکل کجا بوده و چرا یک گزینه خوب از چرخه حذف شده.
• ارتباط با بخش حقوق و دستمزد ضعیف است: اطلاعات نیروی جدید معمولاً دستی منتقل می‌شود و همین یعنی خطاهای انسانی بیشتر.

مراحل کلیدی برای طراحی یک فرآیند درست

برای اینکه از این وضعیت بیرون بیایید، این مراحل را به ترتیب اجرا کنید:

گام اول: نیازسنجی و تعریف دقیق نقش

قبل از هر کاری بپرسید: این موقعیت جدید است یا جایگزین؟ بعد شرح شغل را بنویسید؛ وظایف، مهارت‌های ضروری و ترجیحی، محدوده حقوق و حتی فرهنگ تیمی که قرار است جذب شوید.

گام دوم: انتخاب کانال‌های مناسب جذب

برای هر شغلی کانال خاص خودش را دارد. برای کارهای تخصصی، لینکدین و جاب‌ینا بهتر جواب می‌دهند؛ برای موقعیت‌های تازه‌کار، جاب‌ویژن و ای‌استخدام. فقط یادتان باشد همه این کانال‌ها باید به یک سیستم واحد وصل باشند تا اطلاعات گم نشود.

گام سوم: غربالگری اولیه با یک چک‌لیست

یک لیست از حداقل‌هایی که هر کسی باید داشته باشد (مدرک، سابقه، مهارت کلیدی) تهیه کنید. این کار باعث می‌شود زمان کمتری برای خواندن رزومه‌ها بگذارید و کیفیت افرادی که به مصاحبه می‌رسند بالاتر برود.

گام چهارم: مصاحبه‌های استاندارد و قابل مقایسه

برای هر مرحله مصاحبه، سوالات مشخصی بنویسید. مصاحبه رفتاری، فنی و مصاحبه با مدیر مستقیم را از هم جدا کنید و برای هر کدام یک فرم امتیازدهی مشخص داشته باشید. اینطوری می‌شود راحت‌تر تصمیم گرفت.

گام پنجم: تصمیم‌گیری و صدور پیشنهاد

وقتی مصاحبه‌ها تمام شد، در کوتاه‌ترین زمان ممکن تصمیم بگیرید و به گزینه نهایی پیشنهاد کتبی بدهید؛ با ذکر حقوق، مزایا و شرایط قرارداد. معطل کردن این مرحله، بهترین‌ها را از دست می‌دهد.

گام ششم: آنبوردینگ و انتقال به پرونده پرسنلی

استخدام با امضای قرارداد تمام نمی‌شود. یک برنامه منظم برای روزهای اول و هفته‌های اول داشته باشید و اطلاعات جدید را سریع و دقیق به بخش مالی و بیمه منتقل کنید. اولین تجربه کاری، خیلی چیزها را می‌سازد.

نرم‌افزار منابع انسانی چه کمکی می‌کند؟

در شرکتی که نیروی محدود و وقت کم دارد، اجرای همه این مراحل بدون ابزار مناسب سخت است. یک نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند این کارها را برایتان انجام دهد:

• انتشار آگهی در چند کانال و جمع‌آوری خودکار رزومه‌ها
• دیدن وضعیت هر کاندیدا در هر مرحله از مراحل استخدام
• ثبت و مقایسه نتایج مصاحبه‌ها در یک جای مشخص
• داشتن گزارش از زمان پر شدن هر موقعیت، تعداد متقاضیان و نرخ تبدیل
• انتقال خودکار اطلاعات نیروی جدید به سیستم حقوق و دستمزد و بیمه

با کمک نرم‌افزار منابع انسانی، هم سرعت و دقت مدیریت فرآیند استخدام بیشتر می‌شود و هم مدیران ارشد می‌توانند با خیال راحت پاسخگو باشند.

حرف آخر و چند توصیه کاربردی

برای اینکه فرآیند جذب و استخدام در شرکت شما حرفه‌ای شود، لازم نیست یک‌شبه همه چیز را عوض کنید. از همین امروز شروع کنید:

• برای هر موقعیت شغلی، شرح شغل مکتوب و به‌روز داشته باشید.
• یک فرآیند گام‌به‌گام با مشخص کردن مسئول هر مرحله تعریف کنید.
• رزومه‌ها را از حالت پراکنده دربیاورید و همه را در یک سامانه متمرکز کنید.
• نرم‌افزار منابع انسانی را به عنوان بخشی از کار، نه یک چیز اضافی، ببینید.

اگر هنوز فرآیند جذب نیرو در شرکت‌تان دستی و شلوغ است، وقت آن رسیده که یک تحول جدی ایجاد کنید. پلتفرم‌هایی مثل نرم‌افزار حقوق و دستمزد وارونو می‌توانند شروع خوبی برای ساختن یک فرآیند شفاف و قابل اندازه‌گیری باشند.